Commencez par un moment de la journée.
Prenez un exemple récent : une demande reçue hier, un devis préparé cette semaine, une facture classée ce matin. Notez les étapes dans l’ordre, les outils ouverts et les informations recopiées.
Cherchez ce qui se répète.
Une tâche régulière permet de comparer le fonctionnement avant et après. Estimez sa fréquence et le temps réellement passé. Séparez le traitement du dossier du temps d’attente entre deux personnes.
Regardez les exceptions.
Une demande arrive sans pièce jointe. Le numéro de commande est absent. Un montant ne correspond pas. Ces cas font partie du travail : le parcours doit pouvoir les signaler et attendre une décision.
Définissez ce qui reste à valider.
Préparer un document et l’envoyer sont deux actions différentes. Vous pouvez commencer par la préparation et garder la relecture avant toute transmission.
Venez avec un exemple.
Un document anonymisé et une description des étapes suffisent pour ouvrir la discussion. Le premier échange sert à comprendre le parcours ; le pré-devis précise ensuite ce qui sera construit.
